Rückmelden Auftrag
Markieren Sie den Datensatz des Auftrages, den Sie rückmelden wollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Rückmelden oder wählen Sie den gleichnamigen Optionsmenü-Punkt.
In der folgenden Maske werden die Kosten und die Geschichte eines Auftrages erfasst (das Gleiche ist der Fall, wenn Sie ausgehend von den Anlagen oder Objekten direkt eine Rückmeldung (so genannte "Blitz-Rückmeldung") machen: Siehe Rückmelden Anlage bzw. Rückmelden Objekt).
Mit der Rückmeldung bauen Sie kontinuierlich Ihren Informationsbestand in DYNAwin auf. Es ist das zentrale Element, um Informationen aus dem realen Instandhaltungsbetrieb in die Anwendung einzugeben, welche dann als History-Daten bei den Anlagen und Objekten verfügbar sind und in verdichteter Form für statistische und planerische Bedürfnisse herangezogen werden können. Deshalb steht und fällt die Aussagekraft von Auswertungen mit der Qualität der Rückmeldungen. Es ist also von grosser Wichtigkeit, dass die Rückmeldungen zuverlässig und exakt ausgeführt werden. Durch Vorbelegungen und optimierte Abläufe wird die Eingabe von DYNAwin weitestgehend unterstützt und Fehler so minimiert. Falsch- und Fehleingaben aber führen unweigerlich zu verfälschten Auswertungsergebnissen! Es ist deshalb eine entscheidende Frage der Führung und Disziplin, wie die Rückmeldungen ausgeführt werden.
1. Anlage / Objekt | Hier ist eine Liste aller Anlagen und Objekte, die diesem Auftrag zugewiesen sind. Wenn hier mehr als ein Eintrag vorhanden ist, dann erscheint eine Meldung, weil Ihnen zwei Möglichkeiten bei der Rückmeldung offen stehen:
|
Auftraggeber / Verantwortlicher | Zuständige Person, die die Ausführung des Auftrags verlangt hat, respektive zuständige Person, die für die Ausführung des Auftrages verantwortlich ist. Für die detaillierte Beschreibung dieser beiden Felder siehe Register Allgemeines Auftrag. Je nachdem, ob in den Aufträgen die Kontrollkästchen Auswahlliste aktiviert sind oder nicht, erscheint hier die Auflistung, so dass Sie aus bestehenden Einträgen auswählen können, oder eben nicht. |
Leistungsart / Ausführender | Hier wird eine Leistungsart zugeordnet. Zum Vorgehen der Zuordnung siehe Referenz zuordnen. Der Ausführende ist die zuständige Person für die Erledigung des Auftrags. Für die detaillierte Feldbeschreibung siehe Register Ergänzungen Auftrag. Je nachdem, ob in den Aufträgen das Kontrollkästchen Auswahlliste aktiviert ist oder nicht, erscheint hier die Auflistung, so dass Sie aus bestehenden Einträgen auswählen können, oder eben nicht. |
Schadensbild / Schadensursache | Die Eingaben bei Schadensbild und Schadensursache dienen der Einordnung in bestimmte Kategorien, um später mit der Auswertung der aufgetretenen Schadensbilder und -ursachen eine Schwachstellenanalyse vorzunehmen. Sie können in den zwei Auswahlboxen die in der Datenbank definierten Schadensbilder respektive -ursachen auswählen und der Rückmeldung zuweisen. Siehe auch Schadenbilder /-Ursachen. Neben den Auswahlboxen steht Ihnen jeweils ein Textfeld (maximal 30 Stellen) zur Verfügung, in welches Sie zusätzliche erläuternde Informationen eingeben können. Betreffend Auswertung der hier eingegebenen Informationen siehe auch bspw. das Kapitel Kosten/Maschinengeschichte (Felder Schadensbild, Schadenursache). |
Zähler bzw. Zustand / Kennwert | Hier können Sie direkt mit der Rückmeldung den aktuellen Zählerstand respektive den aktuellen Zustand eingeben: Diese Information wird dann beim entsprechenden Objekt hinterlegt beziehungsweise aktualisiert. Die oberen zwei Felder sind für Zählerstand und Kennwert, die unteren für Zustand und Kennwert vorgesehen, wobei der Kennwert (z.B. "h" für Stunden oder "km" für Kilometer etc.) ausgewählt werden kann, sobald er schon einmal verwendet worden ist. Andernfalls muss er direkt ins Feld eingegeben werden. Markieren Sie in der kleinen Tabelle oben in der Maske das gewünschte Objekt, tragen Sie den Zählerstand und Kennwert (obere Zeile) bzw. Zustand und Kennwert (untere Zeile) im Bereich ein und klicken Sie dann unten rechts auf . (Bei einem Auftrag mit mehreren Objekten können Sie diese Prozedur für die verschiedenen Objekte durchführen; es spielt dabei keine Rolle wie Sie die anfangs erscheinende Meldung beantwortet haben, d.h. ob Sie die Kosten arithmetisch aufteilen oder alle Einträge bei jedem einzelnen Objekt eintragen lassen). Die regelmässige Aktualisierung dieser Felder ist von grosser Wichtigkeit, falls ein VI-Plan mit Zählerstands- oder Zustands-Auslösung für das Objekt besteht (siehe Register Auslösung VI-Plan, Abschnitte nach Zählerstand bzw. nach Zustand). Weitere Informationen zur Verwendung des Bereichs Zähler bzw. Zustand / Kennwert finden Sie im Kapitel Register Allgemeines Objekt unter dem gleichnamigen Abschnitt. |
Zusätzliche Informationen | Hier finden Sie jene Felder, welche im Auftrag im Bereich Rückmeldung ebenfalls vorhanden sind (einzig das Rückmeldedatum ist in dieser Maske zuunterst unter Punkt 4. zu finden). Hier können Sie Angaben zu Stillstand, Arbeitsdauer und Übergabezeit machen, welche für Stillstands-Auswertungen herangezogen werden. |
2. Rückmelden | Hier ist nun die Rückmeldung von geleisteten Tätigkeiten vorzunehmen. Wählen Sie aus der Auswahlbox die Art der Rückmeldung (Personal, Ersatzteil, Material, Betriebsmittel, Verbrauch oder Fremdleistung; die Unterscheidung zwischen Fremdleistung Stunden und Fremdleistung Artikel hat nur in einer kundenspezifischen Version zwecks Auswertung eine Bedeutung). Danach ist das Datum notwendig (mit F4 geben Sie beispielsweise einfach das heutige Datum ein). Eine Angabe der Kostenart ist meist optional - es sei denn in den Voreinstellungen sei sie als zwingend definiert -, hingegen sind Menge und Kennung (mit F2 ansteuerbar) wiederum notwendig. Die Kennung bezieht sich immer auf die Art der Rückmeldung, die Sie ganz links definiert haben: z.B. bei Personal ist hier die Personalnummer gefragt, so dass Sie beim Verzweigen in die Referenztabelle der Mitarbeiter gelangen. In der Spalte Tarif erscheinen die Einheitskosten der betreffenden Rückmelde-Kategorie: Eine Rückmeldung muss mit wenigen Ausnahmen immer eine Menge und einen Tarif grösser als 0 haben. Falls kein Tarif hinterlegt ist, können Sie direkt hier einen eintragen. In der Spalte Kosten sehen Sie die Kosten dieser Rückmelde-Registrierung (Zeile), d.h. die Multiplikation von Menge und Tarif. Ganz rechts sehen Sie bei einer Personal-Rückmeldung die Fachgruppe des Mitarbeiters (bzw. Ihre eigene). Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, können Sie den Eintrag mit ENTER oder Klick auf unten in der Maske bestätigen. Um weitere Rückmeldungen vornehmen zu können, wird der Cursor wieder auf die Art der Rückmeldung gesetzt. So können Sie diese Prozedur (bspw. für verschiedene Rückmelde-Arten) beliebige Male wiederholen und so die verschiedenen Kosten verbuchen. Sofern im Auftrag Ressourcen disponiert worden sind (Artikel reserviert, Personalstunden vorgesehen etc., vgl. Register Disposition Arbeitsplan bzw. Register Disposition Auftrag), so erscheinen die entsprechenden Einträge als Vorbelegung in der kleinen Tabelle unten - wobei aber noch keine Kosten verbucht sind. In diesem Fall können Sie den gewünschten Eintrag mittels Doppelklick "nach oben holen", bearbeiten und fehlende Informationen nachtragen und dann ebenfalls mittels ENTER oder Klick auf unten in der Maske bestätigen. Ist eine Vorbelegung (Disposition) beim Rückmelden nicht nötig - weil Sie z.B. ein vorgesehenes Ersatzteil nicht gebraucht haben - so bleibt diese dort und Sie müssen gar nichts machen (es sind ja noch keine Kosten verbucht). Dies bedeutet auch, dass eine disponierte Zeile nicht gelöscht werden kann, weil dies gar nicht nötig ist. Bei einer Fachgruppen-Disposition müssen Sie nach dem Doppelklick links die Rückmelde-Art "Personal" wählen, da "Fachgruppe" keine Kosten-Kategorie ist, sondern ja lediglich als Hinweis auf dem Auftragsformular und somit organisatorischen Zwecken dient. Wichtig: Das Löschen von Rückmeldungen oder Rückmelde-Positionen (welches früher möglich war) ist nicht mehr möglich. Um auch buchhalterisch korrekt zu arbeiten und die Rückverfolgung der Arbeitsvorgänge jederzeit sicherzustellen, ist es bei einer Fehleingabe nötig, die einzelne Rückmelde-Position (Zeile in der Tabelle) zu markieren und dann mit einem Klick in die Spalte Storno (anfangs rechts in der Tabelle angeordnet) zu stornieren. Die Stornierung annulliert die Kosten währenddem der Eintrag als solcher sichtbar bleibt. Ebenfalls ist es durch einen erneuten Klick möglich, einen bereits stornierten Eintrag wieder zu aktivieren (Sie müssen eine Meldung bestätigen). Bitte beachten Sie, dass in beiden Fällen (stornieren, Stornierung aufheben) der Lagerbestand von bewirtschafteten Artikeln nicht automatisch angepasst wird. Dies müssen Sie manuell machen! |
3. Rückmeldetext | Geben Sie einen passenden Rückmelde-Text im grossen Textfeld ein, welcher in die Maschinengeschichte eingetragen werden soll, z.B. ausgeführte Arbeiten, gemachte Feststellungen, Hinweise für zukünftige Tätigkeiten etc. Sie haben hier auch die Möglichkeit, einen Textbaustein in das Textfeld einzufügen. Wählen Sie dafür einen Eintrag aus dem Auswahlfeld Textbaustein aus und drücken Sie die Schaltfläche . Damit erscheint der Inhalt im weissen Feld. Wenn Sie das wieder rückgängig machen möchten, drücken Sie die Schaltfläche neben . Zusätzlich können Sie mit den Schaltflächen oder auch Text von anderen DYNAwin-Bereichen hier in den Rückmeldetext einfügen. Der Auftragstext stammt aus dem Register Ergänzungen des Auftrages. Falls Sie hier immer automatisch einen dieser beiden Texte zu Beginn angezeigt erhalten möchten (um ihn weiter bearbeiten oder ergänzen zu können), dann verweisen wir Sie auf das Kapitel Register Allgemeines Auftrag, wo unter (3) - Rückgemeldet das Vorgehen zur Einstellung im Detail beschrieben ist. |
4. Status und Abschluss | Passen Sie nun rechts den Status des Auftrages an (für die detaillierte Beschreibung der verschiedenen Auftrags-Status siehe Register Allgemeines Auftrag). Korrigieren Sie bei Bedarf den nächsten Auslösetermin eines zugewiesenen VI-Planes: Falls Sie eine Rückmeldung auf einem Objekt oder einer Anlage vorgenommen haben, welches über einen VI-Plan verfügt, können Sie aus der Auswahlbox Bitte VI-Plan auswählen den gewünschten VI-Plan auswählen. Darunter wird dann sein nächstes Auslösedatum, die Intervalls-Art und das Intervall angegeben. Bei fixen und relativen VI-Plänen können Sie nun durch Klicken auf die Schaltfläche rechts den betreffenden VI-Plan um ein Intervall nach vorne stellen, ausgehend vom aktuellen Datum (egal ob es sich um Intervalls-Art fix oder relativ handelt!). Bei unregelmässigen VI-Plänen, welche bestimmte Wochen als Auslösetermine fix definiert haben, ist dieses Vorgehen nicht möglich und Sie müssen gegebenenfalls eine Anpassung direkt im VI-Plan vornehmen (siehe auch Register Auslösung VI-Plan). Diese Funktion ermöglicht, dass ein geplanter Auftrag kurz nach einer durchgeführten ausserplanmässigen Reparatur unterdrückt wird, da die geplanten Arbeiten ja mit der Reparatur schon zum Voraus ausgeführt werden konnten. Als Rückmeldedatum für den ganzen Auftrag wird beim ersten Öffnen der Rückmelde-Maske automatisch das aktuelle Datum vorgeschlagen. Passen Sie es bei Bedarf an. Dieses Datum ist unabhängig von den eingegebenen Daten der einzelnen Rückmelde-Positionen (unter Punkt 2.) und hat keinen Einfluss bei Kostenauswertungen. Das Kontrollkästchen Gerät ist beim TD abholbereit ist für Kunden gedacht, die mit der "Externen Auftragserfassung" (EA) arbeiten. Sofern Sie über die neueste EA-Version verfügen, können Sie hier durch Anklicken dieser Checkbox angeben, wenn ein Objekt fertig repariert und somit beim Technischen Dienst (TD) abholbereit ist. Diese Information wird automatisch beim entsprechenden Auftrag in der EA ergänzt, so dass der Auftraggeber sie im Intranet ebenfalls sehen kann. Ganz zuunterst befinden sich zunächst zwei . Mit diesen können Sie sich innerhalb der Auftragstabelle direkt von Rückmeldung zu Rückmeldung auf- bzw. abwärts bewegen. Rechts davon erlaubt Ihnen die Schaltfläche zur Auftrags-Detailmaske zu wechseln. Der Knopf rechts davon dient zum jeglicher Änderung oder Ergänzung der Rückmeldung. |
