In diesem Kapitel werden die Funktionen der Schnellsuche detailliert beschrieben. Mit der Schnellsuche lassen sich (mit wenigen Ausnahmen) sämtliche Spalten einer Tabelle auf einfache und effiziente Weise durchsuchen und Sie können so nur die Datensätze mit den jeweils gewünschten Informationen anzeigen lassen.

Mit der Schnellsuche können Sie eine Suche nach einem bestimmten Zahlen-, Datums- oder Text-Inhalt bzw. -Bereich durchführen, das heisst einen oder mehrere aufeinander abfolgende Datensätze innerhalb eines "von-bis" Bereiches auflisten lassen. Deshalb stehen zumeist zwei Felder für die Einschränkung zur Verfügung.

Die Schnellsuche lässt sich durch einen Doppelklick auf einen Spaltentitel starten. Es empfiehlt sich, den Doppelklick direkt bei jener Spalte zu machen, die Sie durchsuchen möchten: in der Auswahlbox Spalte ist sie dann nämlich bereits automatisch vorausgewählt. Ansonsten können Sie nun dort die zu durchsuchende Spalte definieren.

Im Bereich rechts oben finden Sie drei zusätzliche Optionen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen alle Spalten durchsuchen um in allen Spalten mit dem selben Feldformat (Zahl, Text oder Datum) zu suchen - massgebend ist dabei das Format des in der Auswahlbox Spalte definierten Feldes. Die zweite Option % immer einfügen ermöglicht Ihnen, das "%"-Symbol für eine Suche mit Kondition "enthält" automatisch ins Eingabefeld abzufüllen (zur Funktion selber siehe weiter unten). In Fällen wo dieses Symbol unnötig ist, wird es ganz einfach ignoriert. Die Einstellung dieser beiden ersten Optionen ist mit einer Erinnerungsfunktion gekoppelt, das heisst dass die Kontrollkästchen beim Öffnen immer so eingestellt sind, wie Sie sie beim letzten Mal verwendet haben. Das dritte Kontrollkästchen nach leerem Feldinhalt suchen kann bei Bedarf gewählt werden und lässt sich ausschliesslich für eine einzelne Spalte (die ausgewählte) verwenden. Achtung: Sobald diese Option angewählt ist, werden sowohl Eingaben in den Feldern als auch die beiden anderen Kontrollkästchen oben ignoriert!

Je nach Art der Spalte besitzt die Maske ein oder zwei Felder für die Such-Eingabe (in den meisten Fällen zwei). Es gibt folgende vier Fälle, die vom Datenformat der jeweiligen Spalte abhängig sind:

• Zahlen-Schnellsuche (2 Eingabefelder)
• Text-Schnellsuche (2 Eingabefelder)
• Datums-Schnellsuche (2 Eingabefelder)
• Langtext-Schnellsuche (1 Eingabefeld)

Die Details zu diesen vier Fällen sind im unteren Teil des Kapitels beschrieben.

Es gibt zwei Grund-Arten, nach denen in der Schnellsuche gesucht werden kann. Entsprechend findet die Anwendung alle Datensätze, die entweder mit dem gesuchten Begriff beginnen oder aber den gesuchten Begriff enthalten. Geben Sie beispielsweise bei einer Schnellsuche nach Bezeichnung im ersten Feld den Begriff "Filter" ein (und das zweite lassen Sie leer), werden alle Datensätze aufgeführt, bei denen die Bezeichnung mit "Filter" beginnt, also beispielsweise "Filter", "Filtergehäuse", "Filterring" etc. Geben Sie aber im Feld vor dem Begriff, nach dem Sie suchen möchten, das Zeichen "%" ein, so wird die Spalte nach den Datensätzen durchsucht, die diesen Begriff enthalten. Geben Sie also beispielsweise bei der Schnellsuche im ersten Feld den Begriff "%Filter" ein, werden alle Datensätze aufgeführt, bei denen die Bezeichnung die Zeichenfolge "Filter" enthält, d.h. "Asbestfilter", "Filter", "Filtergehäuse", "Filterring", "Ölfilter", "Zuführung zu Luftfilterkammer" etc.

Es wird bei der Schnellsuche nicht nach Gross- oder Kleinschreibung unterschieden. Die "%-Suche" funktioniert ausschliesslich in alphanumerischen Text-Feldern (d.h. ebenfalls bei Nummern, die auch Buchstaben enthalten könn(t)en).

Das zweite Feld steht für eine Bereichs-Schnellsuche zur Verfügung, so dass Sie einen "von-bis" Bereich einschränken können. Geben Sie dazu ins erste Feld die "von" Kondition ein und ins zweite die "bis" Kondition. Beispielsweise kann die Eingabe von "Klam" bis "Klin" folgende Resultate ergeben: "Klammer", "Klebband", "Klemmdichtung", "Klemme", "Klingenträger". Die Anzahl Zeichen bei der Eingabe muss nicht in beiden Feldern gleich sein. Sobald Sie aber im ersten Feld ein "%" eingeben, so wird das zweite Feld gesperrt: Bei einer Schnellsuche mit Kondition 'enthält' - zu welcher dieses Zeichen dient - reicht ein einziges Feld, bzw. es ist keine Bereichs-Schnellsuche im beschriebenen Sinne denkbar.

Geben Sie einen Text, eine Zahl oder ein Datum in eines oder beide Felder ein und klicken Sie auf OK; Sie schränken so die Anzahl Datensätze ein. Die Schnellsuche lässt sich auch mit der Funktionstaste F3 oder CTRL-F starten. Dabei ist die Spalte, nach der gesucht wird, standardmässig vorgegeben. Sie können die Spalte ändern, in der gesucht werden soll, indem Sie in die Auswahlbox Spalte klicken und einen anderen Eintrag auswählen.

Werden mit einer ersten Schnellsuche immer noch zuviele Datensätze angezeigt, können Sie weitere Suchkriterien kombinieren. Dazu drücken Sie nach der ersten Eingabe einer Schnellsuche die SHIFT-Taste und doppelklicken gleichzeitig auf eine weitere Spalte, nach der Sie einschränken möchten. Geben Sie nun den zweiten Suchbegriff ein. Drücken Sie wiederum auf die SHIFT-Taste und klicken gleichzeitig auf OK. Es wird nun innerhalb der ersten Selektion gesucht. Diesen Vorgang können Sie mehrmals wiederholen, bis Sie die Selektionsfeinheit erreicht haben, die Sie möchten.

Die vier erwähnten Schnellsuche-Fälle im Detail: (Beachten Sie bitte auch den Erläuterungstext im Dialog Schnellsuche, der je nach Format sinngemäss angepasst ist!).

1. Zahlen-Schnellsuche

Die Zahlen-Schnellsuche kommt in Spalten wie Laufnummer, Baujahr, Preis etc. vor. Sie können natürlich auch eine unterschiedliche Anzahl Stellen eingeben und beispielsweise nach den Laufnummern "1" bis "10" suchen. Diese wird Ihnen alle 10 Datensätze (sofern vorhanden) auflisten.

2. Text-Schnellsuche

Die Text-Schnellsuche kommt nicht nur in Feldern, die Sie unmittelbar als Text-Spalten erkennen (wie beispielsweise 'Bezeichnung') zum Tragen, sondern auch in Spalten, die Ihnen auf den ersten Blick möglicherweise eher als Zahlen-Spalten erscheinen - z.B. bei der Objekt- oder der Adress-Nummer. Das heisst, diese Suche gilt überall dort, wo Eingaben alphanumerisch (Zahlen und Buchstaben) möglich sind. Deshalb ergibt eine "von-bis" Suche z.B. nach Objektnummer "78-79" unter Umständen das Resultat, dass nicht nur die Objekte "78" und "79", sondern auch dazwischenliegende, längere Nummern wie "789" erscheinen.

3. Datums-Schnellsuche

Bei der Datums-Schnellsuche erhalten Sie nur bei Eingabe desselben Datums in beiden Feldern als Ergebnis jene Datensätze mit einem spezifischen Datum. Bei Eingabe eines Datums nur ins erste Feld werden hingegen alle Datensätze mit einem Datum ab dem definierten aufgelistet.

4. Langtext-Schnellsuche

Bei langen Textfeldern (also jenen Tabellenspalten, wo der Inhalt eines Text-Registers angezeigt wird) erscheint auch weiterhin nur ein Feld in der Schnellsuche. Hier müssen Sie kein "%"-Zeichen verwenden, denn die Suche erfolgt auf jeden Fall mit der Logik 'enthält' - also irgendwo im Text.

Hinweis: Das zweite Feld im Schnellsuche-Dialog stellt wie gesagt nur eine zusätzliche Option dar. Sie können immer auch eine Eingabe nur im ersten Feld vornehmen (mit Ausnahme der Datumsspalten, wo bei Suche nach einem bestimmten Datum die Eingabe "von-bis" des gleichen, spezifischen Datums nötig ist).