Register Allgemeines Auftrag
Nummer | Die Auftragsnummer dient der eindeutigen Identifizierung. Sie wird automatisch als fortlaufende Nummer vergeben und dient der programminternen Zuordnung. (Nur in Ausnahmefällen und mit entsprechendem Benutzerrecht besteht die Möglichkeit, sie selber zu wählen). Eine Ausnahme kann sein, wenn Sie so genannte Daueraufträge als "Sammelbecken" erstellen möchten, um z.B. alle Stunden, die nicht direkt einem Objekt oder einer Anlage zugeordnet werden können, auf solche Daueraufträge rapportieren zu können und diese durch ihre Nummer speziell erkennbar sein sollen. |
Typ | Wird der Auftrag durch einen VI-Plan erstellt, ist hier Geplant angewählt, erstellen Sie dagegen manuell einen Auftrag (mittels INS-Taste, z.B. für eine Reparatur) erscheint automatisch Ungeplant. Grundsätzlich sollte hier keine Änderung vorgenommen werden. In der Tabelle steht in der entsprechenden Kolonne "1" für Geplant und "0" für Ungeplant. |
Erstellt | Datum, an dem der Auftrag erstellt wurde (Format TT.MM.JJJJ). Hier wird sowohl bei einzelnen, manuell erstellten Aufträgen als auch bei den geplant generierten Aufträgen automatisch das aktuelle Datum eingetragen, so dass Sie normalerweise in diesem Feld keine Anpassung vornehmen müssen. |
Termin | Datum, an dem der Auftrag ausgeführt sein muss (Format TT.MM.JJJJ). Wenn Sie mit der "Externen Auftragserfassung" arbeiten, so wird dieses Feld automatisch mit der Information aus dem via Intranet erfassten und in DYNAwin importierten Auftrag abgefüllt. |
Priorität | Hier erscheint bei geplanten Aufträgen die im zugehörigen VI-Plan definierte Priorität; bei ungeplanten Aufträgen kann entsprechend eine Priorität zugeordnet werden. Die Strukturierung mittels Prioritäten kann dienlich sein, da bei grösseren Auftragsmengen so schneller klar ist, welche Aufträge bei der Bearbeitung vorrangig erledigt werden sollten. Zum Vorgehen der Zuordnung siehe Referenz zuordnen. |
Dauer | Hier erscheint bei geplanten Aufträgen die im zugehörigen VI-Plan definierte Dauer (benötigte Tage für die Erledigung des Auftrags). Sie können hier nichts eingeben oder verändern. |
Genehmigt | Mit diesem Kontrollkästchen können Sie den Auftrag als genehmigt markieren. Diese Funktion hat ausschliesslich informativen Charakter. |
Auftraggeber | Zuständige Person, die die Ausführung des Auftrags verlangt hat. Wenn Sie mit der "Externen Auftragserfassung" (EA) arbeiten, so wird dieses Feld automatisch mit der Information aus dem via Intranet erfassten und in DYNAwin importierten Auftrag abgefüllt (siehe Register Ergänzungen Auftrag). Andernfalls können Sie entweder eine neue Eingabe machen, oder aber einen Auftraggeber, der bereits einmal bei einem anderen Auftrag definiert worden ist, aus der Auswahlbox auswählen. Mit dem Kontrollkästchen Auswahlliste rechts lassen sich alle bisherigen Einträge in diesem Feld bequem darstellen, so dass Sie den gewünschten Eintrag ganz einfach aus der aufklappbaren Liste auswählen können. Wenn Sie etwas ins Feld eintragen, werden dann jeweils die vorhandenen Einträge vorgeschlagen. Berücksichtigt werden dabei alle vorhandenen Aufträge, ausgenommen jene mit den Stati "Rückgemeldet" und "Abgeschlossen". Sie können die Einträge in der Auswahlliste nicht bearbeiten, denn diese werden automatisch aktualisiert. (Befindet sich ein nicht gewünschter Eintrag in der Liste, so müsste dieser direkt beim Auftrag, wo er vorkommt, angepasst werden. Andernfalls wird er aus der Liste verschwinden, sobald jener Auftrag auf den Status "Rückgemeldet" oder "Abgeschlossen" gesetzt wird). Wenn Sie auf das Arbeiten mit der Auswahlliste verzichten möchten, so können Sie das Kontrollkästchen deselektionieren. Beim nächsten Öffnen eines Auftrages wird es dann nicht mehr angewählt sein. |
Verantwortlicher | Zuständige Person, die für die Ausführung des Auftrages verantwortlich ist. Sie können entweder eine neue Eingabe machen (nach Möglichkeit im Format "Name, Vorname") oder aber einen Verantwortlichen, der bereits einmal bei einem anderen Auftrag definiert worden ist, aus der Auswahlbox auswählen. Mit dem Kontrollkästchen Auswahlliste rechts lassen sich alle bisherigen Einträge in diesem Feld bequem darstellen, so dass Sie den gewünschten Eintrag ganz einfach aus der aufklappbaren Liste auswählen können. Wenn Sie etwas ins Feld eintragen, werden dann jeweils die vorhandenen Einträge vorgeschlagen. Berücksichtigt werden dabei alle vorhandenen Aufträge, ausgenommen jene mit den Stati "Rückgemeldet" und "Abgeschlossen". Sie können die Einträge in der Auswahlliste nicht bearbeiten, denn diese werden automatisch aktualisiert. (Befindet sich ein nicht gewünschter Eintrag in der Liste, so müsste dieser direkt beim Auftrag, wo er vorkommt, angepasst werden. Andernfalls wird er aus der Liste verschwinden, sobald jener Auftrag auf den Status "Rückgemeldet" oder "Abgeschlossen" gesetzt wird). Wenn Sie auf das Arbeiten mit der Auswahlliste verzichten möchten, so können Sie das Kontrollkästchen deselektionieren. Beim nächsten Öffnen eines Auftrages wird es dann nicht mehr angewählt sein. Sie müssen die Detailmaske eines Auftrages nicht zwingend öffnen, wenn Sie nur den Verantwortlichen anpassen oder ergänzen möchten: Diese Information lässt sich nun auch direkt in der Tabelle bearbeiten. Klicken Sie in der gleichnamigen Spalte beim entsprechenden Auftrag ins Feld und wählen Sie anschliessend die gewünschte Person aus der Auswahlliste, die sich automatisch öffnet, aus. Hinweise:
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Objekte zum Auftrag | In dieser Tabelle werden die Objekte und/oder Anlagen eingetragen, welche von diesem Auftrag betroffen werden. Wenn Sie einen neuen Eintrag machen wollen, drücken Sie die Schaltfläche , worauf eine Zeile mit einem Pfeil vorne generiert wird. Dann können Sie mit F2 oder Doppelklick unter der ersten Kolonne mit Name Lauf-Nr. (2. Spalte, sofern die Spaltenanordnung nicht geändert wurde) eine Anlage oder unter der zweiten Kolonne mit Name Lauf-Nr. (6. Spalte) ein Objekt auswählen. Am Schluss können Sie bei Bedarf noch die Kostenstelle in der entsprechenden Kolonne verändern oder eine passende auswählen. Wenn Sie einen Eintrag aus der Tabelle löschen möchten, markieren Sie die entsprechende Zeile, drücken Sie auf die Schaltfläche und speichern Sie die Maske neu. Der Eintrag verschwindet anschliessend. |
Leistungsart | Hier wird eine Leistungsart zugeordnet. Zum Vorgehen der Zuordnung siehe Referenz zuordnen. |
VI-Plan | Hier ist bei einem geplanten Auftrag zu sehen, auf der Basis von welchem VI-Plan er generiert worden ist. Bei einem ungeplanten, manuell erstellten Auftrag hingegen ist nichts eingetragen, da der Auftrag auf keinem VI-Plan basiert, und entsprechend kann auch nichts definiert werden. (Siehe auch Feld Typ weiter oben in diesem Kapitel). |
Arbeitsplan | Hier erscheint bei geplanten Aufträgen der zum VI-Plan gehörige Arbeitsplan. Bei ungeplanten Aufträgen können Sie hier einen Arbeitsplan zuordnen. Zum Vorgehen der Zuordnung siehe Referenz zuordnen. Möchten Sie zu einem neuen Auftrag auch einen neuen Arbeitsplan - eventuell mit derselben Nummer des neuen Auftrages - erstellen? Siehe Benutzer Voreinstellung Auftrag (3. Kontrollkästchen in jener Maske). Achtung: Dasselbe Referenzfeld besteht auch im nachfolgenden Register 'Arbeitsplan': Eine Änderung wirkt sich gegenseitig aus! |
Fachgruppe | Hier ist ersichtlich, welche Fachgruppe im zugehörigen Arbeitsplan definiert ist (siehe Feld oben). |
Servicevertrag | Hier ist bei geplanten Aufträgen ersichtlich, ob gemäss zugehörigem VI-Plan ein Servicevertrag besteht. |
Fremdleistung | Hier ist bei geplanten Aufträgen die gemäss zugehörigem Arbeitsplan definierte Fremdleistungs-Firma ersichtlich. Bei ungeplanten Aufträgen können Sie hier eine externe Firma beiziehen, d.h. die Adresse einer Firma zuordnen. Zum Vorgehen der Zuordnung siehe Referenz zuordnen. |
Hinweis | Diese Zeile lässt sich bei einem neuen, manuell erstellten Auftrag (Typ: "Ungeplant") ausfüllen, um beispielsweise einen Arbeitshinweis oder eine Auftragsbeschreibung anzugeben. Dieser Text erscheint dann als Vorbelegung im Textfeld der Rückmeldung, so dass Sie ihn beim Rückmelden direkt übernehmen bzw. anpassen können (siehe auch Rückmeldung Auftrag). |
Zus. Text | Hier wird ein Textbaustein zugeordnet. Zum Vorgehen der Zuordnung siehe Referenz zuordnen. Möchten Sie beispielsweise auf jedem Auftrag die gleiche Rückmeldemaske mit Zeit, Datum, Unterschrift etc., dann erstellen Sie so eine Maske in den Textbausteinen und fügen Sie diesen Text jeweils beim VI-Plan und Auftrag ein. |
Anzahl Druck- exemplare | Geben Sie hier die Anzahl Aufträge an, die Sie beim Ausdrucken erhalten möchten. Es kann sein, dass dieses Feld bereits abgefüllt ist, da im zugehörigen VI-Plan in der Konfiguration eine Anzahl definiert ist (siehe auch Register Allgemeines VI-Plan). Bei Bedarf können Sie diese Zahl hier für den aktuellen Auftrag ändern. |
inkl. Maschinen- | Wenn Sie auf dem Auftragsformular den letzten Eintrag in der Maschinengeschichte - also typischerweise die Rückmeldung der letzten Tätigkeit an diesem Objekt - sehen möchten, klicken Sie dieses Kontrollkästchen an. Dies kann unter Umständen hilfreich sein, wenn beim letzten Auftrag etwas Spezielles rückgemeldet wurde. Es kann sein, dass dieses Kontrollkästchen bereits angewählt ist, da im zugehörigen VI-Plan in der Konfiguration die entsprechende Auswahl für alle Aufträge vorgenommen wurde (siehe auch Register Allgemeines VI-Plan). Falls Sie möchten, können Sie es hier für den aktuellen Auftrag deselektionieren. Hinweis: Die Anzahl der auf den Formularen sichtbaren Maschinengeschichts-Einträge, die bei angewähltem Kontrollkästchen abgedruckt werden, ist in den Globalen Voreinstellungen definiert. Kontaktieren Sie nötigenfalls den DYNAwin-Systembetreuer um die Einstellung anzupassen. |
Rückmeldung
Rückmeldedatum | Datum, an dem der Auftrag als Ganzes rückgemeldet wurde. Im Gegensatz zum Datum der einzelnen Rückmeldeposition(en) spielt dieses Datum keine Rolle für die Auswertung und Belastung der Kosten. Siehe auch Rückmelden Auftrag. |
Stillstand | Geben Sie hier die Dauer in Stunden an, die das Wartungsobjekt (während der Wartung oder Reparatur) stillgestanden hat. Diese Information kann zur Analyse von Stillstandszeiten herangezogen werden (siehe Stillstands-Zeiten). |
Arbeitsdauer | Dauer in Stunden, während der Arbeiten am Wartungsobjekt ausgeführt wurden. Dieses Feld dient einerseits informativen Zwecken und wird andererseits in der Auswertung der Stillstands-Zeiten verwendet. Falls Sie letztere nutzen möchten, empfiehlt sich daher, es regelmässig abzufüllen. |
Übergabezeit | Informatives Feld der Übergabezeit für zukünftige planerische Entscheidungen. |
Status
Hier haben Sie die Möglichkeit, den Status des Auftrages manuell zu verändern.
Der Status kann übrigens - analog den Feldern Verantwortlicher und Ausführender - auch direkt in der Tabelle bearbeitet werden. Das heisst, Sie können beim gewünschten Auftrag in die Status-Spalte klicken und aus der sich öffnenden Auswahlliste den gewünschten Status auswählen. Dies ermöglicht Ihnen, den Status eines Auftrages anzupassen, ohne dessen Detailmaske öffnen zu müssen!
(0) - Vorerfasst | Dieser Status hängt mit der "Externen Auftragserfassung" zusammen und hat nur eine Bedeutung, wenn Ihr Betrieb über das entsprechende Modul verfügt. Dann erhalten alle Aufträge, die extern - also in einem separaten System via Intranet - erfasst werden nach deren Import in DYNAwin diesen Grundstatus. Er bedeutet, dass der entsprechende Auftrag zunächst vom verantwortlichen DYNAwin-Mitarbeiter bearbeitet werden muss. Erst wenn Sie als Disponent die nötigen Anpassungen und Ergänzungen (z.B. Zuordnung eines Objekts etc.) vorgenommen und ihn auf den Status "Erstellt" gesetzt haben, entspricht er den Aufträgen, die direkt in DYNAwin erstellt werden und somit von Beginn an jenen Status aufweisen. |
(1) - Erstellt | Dieser Status ist zu Beginn angewählt, unabhängig davon ob der Auftrag durch Auslösen (d.h. auf VI-Plan-Basis) oder manuell erstellt wurde. Aufträge mit diesem Status sind erfasst, aber noch nicht ausgedruckt. Das heisst, sie sind noch nicht in Bearbeitung und können noch geändert oder ergänzt werden. |
(2) - Laufend | Normalerweise muss dieser Status nicht manuell gewählt werden: Mit dem Ausdrucken (z.B. über den Optionsmenü-Punkt ) verändert sich nämlich der Status des entsprechenden Auftrags automatisch von "Erstellt" zu "Laufend". Dies bedeutet, dass die Auftragsformulare den entsprechenden Mitarbeitern zur Erledigung ausgehändigt worden sind und der Auftrag somit in Bearbeitung ist. (Es ist ratsam, das Aushändigen der Aufträge an die entsprechenden Mitarbeiter organisatorisch klar zu regeln. Bei manuellem Umstellen des Auftragsstatus auf "Laufend" besteht die Gefahr, dass Aufträge nicht an die betroffenen Mitarbeiter gelangen, sondern "untergehen"). |
(4) - Zurückgestellt | Wenn ein Auftrag aus irgendeinem Grund noch nicht ausgeführt werden kann (oder soll) - beispielsweise weil ein Ersatzteil noch nicht lieferbar ist - können Sie ihn hier vorübergehend zurückstellen. |
(6) - Spezial | Dieser Status steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie aus irgendeinem Grund eine bestimmte Gruppe von Aufträgen von den anderen getrennt bewirtschaften möchten. Er ist bewusst offen gestaltet, so dass Sie frei über ihn verfügen und ihn je nach Ihren Bedürfnissen nutzen können. |
(3) - Rückgemeldet | Wählen Sie diesen Status, wenn der Auftrag insgesamt, d.h. in all seinen Bestandteilen, ausgeführt und die einzelnen Arbeiten rückgemeldet worden sind. Aufträge mit diesem Status können immer noch verändert werden (Unterschied zum Status "Abgeschlossen", siehe unten). Dieser Status ist z.B. angebracht, wenn alle Arbeiten gemäss Auftragsformular erbracht und rückgemeldet sind, die Rückmeldung aber noch nicht abgeschlossen werden kann weil eine Rechnung von einer Fremdleistungsfirma noch ausstehend ist. Wenn Sie, ausgehend von einem anderen Status (typischerweise "Laufend") auf "Rückgemeldet" (oder "Abgeschlossen") klicken, so wird der Dialog Rückmelden eines Auftrages geöffnet. Dieser ermöglicht Ihnen, den Auftrag als Ganzes rückzumelden. Wichtiger Hinweis: Das manuelle Umstellen des Status auf "Rückgemeldet" oder "Abgeschlossen" ist nur dann sinnvoll, wenn Sie lediglich das Rückmeldedatum und allenfalls Rückmeldetext eingeben wollen. Möchten Sie hingegen Kosten und weitere detaillierte Informationen eingeben und so in die Geschichte des betroffenen Objekts einfliessen lassen, dann öffnen Sie bitte die separate Rückmeldemaske via Schaltfläche im oberen Bildschirmbereich, oder wählen Sie im Optionsmenü! Siehe auch Rückmelden Auftrag. Im ersten Feld Rückmeldedatum des Dialogs Rückmelden eines Auftrages ist automatisch das aktuelle Datum eingetragen, bei Bedarf ist es aber editierbar. Dieses Datum ist ein reines Informationsfeld ohne Bezug zu den Kostenauswertungen, wo ausschliesslich die Daten der einzelnen Rückmelde-Positionen (Kosten, Stunden etc.) berücksichtigt werden. Im folgenden, weissen Textfeld können Sie einen beliebigen Rückmeldetext einfügen, oder aber mittels der Schaltflächen oder entweder den Text des zugeordneten Arbeitsplans respektive den Auftragstext des Registers 'Ergänzungen' einfügen und je nach Bedarf weiter bearbeiten. Die beiden Schaltflächen sind nur aktiv, falls in den entsprechenden Textfeldern auch tatsächlich etwas eingetragen ist (und die erste nur, wenn dem Auftrag überhaupt ein Arbeitsplan zugewiesen ist). Falls Sie bei jedem Öffnen dieses Rückmelde-Dialoges gleich den Arbeitsplan- oder den Auftrags-Text eingetragen haben möchten, so klicken Sie bitte das oder die betreffende(n) Kontrollkästchen an. Die Einstellung, den Auftragstext immer automatisch einfügen zu lassen, gilt übrigens auch für die normale Rückmeldemaske (d.h. Sie nehmen die Einstellung hier vor, aber sie gilt anschliessend für beide Rückmelde-Arten). Selektionieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Rückmeldetext an den Auftragstext anfügen, wenn Sie den hier eingetragenen Text an den Auftragstext im Register 'Ergänzungen' anfügen möchten. Mit dem letzten Kontrollkästchen hingegen können Sie alternativ dazu den bestehenden Auftragstext durch diesen Rückmeldetext ersetzen. Der Anfang dieses Rückmeldetextes erscheint im ersten Register 'Allgemeines' im Feld Hinweis (siehe weiter oben in diesem Kapitel). |
(5) - Abgeschlossen | Diesen Status sollten Sie erst wählen, wenn Sie sicher sind, dass alle mit diesem Auftrag in Zusammenhang stehenden Rückmeldungen komplett abgeschlossen sind (Tätigkeiten, Material, Fremdleistungsrechnungen etc.). Mit diesem Status lassen sich keine Änderungen am Auftrag mehr vornehmen. Hinweis: Sollten Sie trotzdem einmal einen Auftrag "zu früh" auf diesen Status gesetzt haben, so besteht die Möglichkeit, den Status zurückzusetzen. Diese Änderung können Sie für einen einzelnen Auftrag direkt in der Auftragstabelle vornehmen: Klicken Sie beim gewünschten Datensatz in die Spalte Status, wo "5 - Abgeschlossen" eingetragen ist. Wählen Sie aus der Auswahlbox den gewünschten Status (z.B. "3 - Rückgemeldet") aus. Wenn Sie nun die Detailmaske dieses Auftrages wieder öffnen, können Sie die Datenfelder erneut editieren. Zur Änderung des Status mehrerer oder aller Datensätze der Tabelle siehe auch Kapitel Auftrags-Status ändern. |
(7) - Dauerauftrag | Falls Sie in Ihrem Betrieb Aufträge verwenden, auf welche immer wieder rückgemeldet werden soll, und die aus diesem Grund eigentlich immer aktiv bleiben müssen, so können Sie diese auf diesen Status stellen und so getrennt verwalten. (Grundsätzlich empfiehlt es sich jedoch, mit dem Planungsbereich von DYNAwin zu arbeiten, so dass Daueraufträge eigentlich nicht nötig sein sollten). |
Auslösung nach | Hier sehen Sie bei Aufträgen des Typs "geplant" (siehe weiter oben), nach welchem Auslösemodus gemäss dem zugeordneten VI-Plan Aufträge generiert werden. Siehe auch Register Auslösung VI-Plan. |
Betriebszustand | Hier sehen Sie bei Aufträgen des Typs "geplant" (siehe weiter oben), ob der Auftrag ausgeführt werden kann, wenn das betroffene Objekt aktiv ist (Laufend), oder ob es dafür zunächst ausgeschaltet werden muss (Stillstehend). Diese Information stammt aus dem zugeordneten Arbeitsplan. Siehe auch Register Allgemeines Arbeitsplan. |
Anzahl Mitarbeiter | Hier sehen Sie bei Aufträgen des Typs "geplant" (siehe weiter oben), die Anzahl Mitarbeiter, die für die Ausführung des Auftrages notwendig sind. Diese Information stammt aus dem zugeordneten Arbeitsplan. Siehe auch Register Allgemeines Arbeitsplan. |
Zeit Ausführung | Hier sehen Sie bei Aufträgen des Typs "geplant" (siehe weiter oben), die für die Ausführung des Auftrages vorgesehene Zeit in Stunden. Diese Information stammt aus dem zugeordneten Arbeitsplan. Siehe auch Register Allgemeines Arbeitsplan. |
Hinweis: Verschiedene Informations- bzw. Referenzfelder (Termin, Priorität, Auftraggeber, Verantwortlicher) sowie die Status-Definition kommen sowohl in diesem Register als auch im dritten Register 'Ergänzungen' vor. Eine Änderung wirkt sich natürlich gegenseitig aus!