Register Ergänzungen Auftrag
Dieses Register ist für DYNAwin-Kunden, die das Zusatz-Modul "Externe Auftragserfassung via Intra-/Internet (EA)" einsetzen, der Ort, wo der Browser-basierende Import der Auftragsinformationen in DYNAwin erfolgt, und wo die nötigen Ergänzungen für die anschliessende Generierung des Auftragsformulars vorgenommen werden. Auf diese Weise kann jeder Auftrag von der Erfassung über die Bearbeitung bis hin zur Rückmeldung lückenlos dokumentiert werden. Siehe auch Wie bearbeite ich einen Auftrag aus der Externen Auftragserfassung?
Für alle übrigen Benutzer, die nicht mit der Externen Auftragserfassung arbeiten, ist dieses Register grundsätzlich ein Text-Register mit einigen nützlichen Zusatzfunktionen (siehe weiter unten in diesem Kapitel, Feld Auftragstext).
Hinweis: Verschiedene Informations- bzw. Referenzfelder (Termin, Auftraggeber, Verantwortlicher, Priorität) sowie die Status-Definition kommen sowohl in diesem Register als auch im ersten Register 'Allgemeines' vor. Eine Änderung wirkt sich gegenseitig aus!
Nummer | Hier ist die Auftragsnummer ersichtlich. |
Termin | Datum, an dem der Auftrag ausgeführt sein muss (Format TT.MM.JJJJ). Wenn Sie mit der Externen Auftragserfassung arbeiten, so wird dieses Feld automatisch mit der Information aus dem via Intranet erfassten und in DYNAwin importierten Auftrag abgefüllt. |
Auftraggeber | Zuständige Person, die die Ausführung des Auftrags verlangt hat. Wenn Sie mit der "Externen Auftragserfassung" (EA) arbeiten, so wird dieses Feld automatisch mit der Information aus dem via Intranet erfassten und in DYNAwin importierten Auftrag abgefüllt. Andernfalls können Sie entweder eine neue Eingabe machen, oder aber einen Auftraggeber, der bereits einmal bei einem anderen Auftrag definiert worden ist, aus der Auswahlbox auswählen. Mit dem Kontrollkästchen Auswahlliste rechts lassen sich alle bisherigen Einträge in diesem Feld bequem darstellen, so dass Sie den gewünschten Eintrag ganz einfach aus der aufklappbaren Liste auswählen können. Wenn Sie etwas ins Feld eintragen, werden dann jeweils die vorhandenen Einträge vorgeschlagen. Berücksichtigt werden dabei alle vorhandenen Aufträge, ausgenommen jene mit den Stati "Rückgemeldet" und "Abgeschlossen". Sie können die Einträge in der Auswahlliste nicht bearbeiten, denn diese werden automatisch aktualisiert. (Befindet sich ein nicht gewünschter Eintrag in der Liste, so müsste dieser direkt beim Auftrag, wo er vorkommt, angepasst werden. Andernfalls wird er aus der Liste verschwinden, sobald jener Auftrag auf den Status "Rückgemeldet" oder "Abgeschlossen" gesetzt wird). Wenn Sie auf das Arbeiten mit der Auswahlliste verzichten möchten, so können Sie das Kontrollkästchen deselektionieren. Beim nächsten Öffnen eines Auftrages wird es dann nicht mehr angewählt sein. |
Verantwortlicher | Zuständige Person, die für die Ausführung des Auftrages verantwortlich ist. Wenn Sie mit der EA arbeiten, so müssen Sie als Disponent hier den verantwortlichen Mitarbeiter definieren. Sie können entweder eine neue Eingabe (nach Möglichkeit im Format "Name, Vorname") machen, oder aber einen Verantwortlichen, der bereits einmal bei einem anderen Auftrag definiert worden ist, aus der Auswahlbox auswählen. Mit dem Kontrollkästchen Auswahlliste rechts lassen sich alle bisherigen Einträge in diesem Feld bequem darstellen, so dass Sie den gewünschten Eintrag ganz einfach aus der aufklappbaren Liste auswählen können. Wenn Sie etwas ins Feld eintragen, werden dann jeweils die vorhandenen Einträge vorgeschlagen. Berücksichtigt werden dabei alle vorhandenen Aufträge, ausgenommen jene mit den Stati "Rückgemeldet" und "Abgeschlossen". Sie können die Einträge in der Auswahlliste nicht bearbeiten, denn diese werden automatisch aktualisiert. (Befindet sich ein nicht gewünschter Eintrag in der Liste, so müsste dieser direkt beim Auftrag, wo er vorkommt, angepasst werden. Andernfalls wird er aus der Liste verschwinden, sobald jener Auftrag auf den Status "Rückgemeldet" oder "Abgeschlossen" gesetzt wird). Wenn Sie auf das Arbeiten mit der Auswahlliste verzichten möchten, so können Sie das Kontrollkästchen deselektionieren. Beim nächsten Öffnen eines Auftrages wird es dann nicht mehr angewählt sein. Sie müssen die Detailmaske eines Auftrages nicht zwingend öffnen, wenn Sie nur den Verantwortlichen anpassen oder ergänzen möchten: Diese Information lässt sich nun auch direkt in der Tabelle bearbeiten. Klicken Sie in der gleichnamigen Spalte beim entsprechenden Auftrag ins Feld und wählen Sie anschliessend die gewünschte Person aus der Auswahlliste, die sich automatisch öffnet, aus. Hinweise:
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Ausführender | Zuständige Person, die den Auftrag erledigen soll. Vorstellbar ist, dass der entsprechende Mitarbeiter - je nach internem Betriebsablauf - jeweils vom Verantwortlichen bestimmt wird. Es ist von Vorteil, wenn Sie auch hier die Eingabe einheitlich im Format "Name, Vorname" vornehmen, oder aber einen Ausführenden, der bereits einmal bei einem anderen Auftrag definiert worden ist, aus der Auswahlbox auswählen. Mit dem Kontrollkästchen Auswahlliste rechts lassen sich alle bisherigen Einträge in diesem Feld bequem darstellen, so dass Sie den gewünschten Eintrag ganz einfach aus der aufklappbaren Liste auswählen können. Wenn Sie etwas ins Feld eintragen, werden dann jeweils die vorhandenen Einträge vorgeschlagen. Berücksichtigt werden dabei alle vorhandenen Aufträge, ausgenommen jene mit den Stati "Rückgemeldet" und "Abgeschlossen". Sie können die Einträge in der Auswahlliste nicht bearbeiten, denn diese werden automatisch aktualisiert. (Befindet sich ein nicht gewünschter Eintrag in der Liste, so müsste dieser direkt beim Auftrag, wo er vorkommt, angepasst werden. Andernfalls wird er aus der Liste verschwinden, sobald jener Auftrag auf den Status "Rückgemeldet" oder "Abgeschlossen" gesetzt wird). Wenn Sie auf das Arbeiten mit der Auswahlliste verzichten möchten, so können Sie das Kontrollkästchen deselektionieren. Beim nächsten Öffnen eines Auftrages wird es dann nicht mehr angewählt sein. Sie müssen die Detailmaske eines Auftrages nicht zwingend öffnen, wenn Sie nur den Ausführenden anpassen oder ergänzen möchten: Diese Information lässt sich nun auch direkt in der Tabelle bearbeiten. Klicken Sie in der gleichnamigen Spalte beim entsprechenden Auftrag ins Feld und wählen Sie anschliessend die gewünschte Person aus der Auswahlliste, die sich automatisch öffnet, aus. Falls die Person noch nicht aufgeführt ist, so geben Sie sie direkt ein. Hinweise:
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Auftragstext | Grundsätzlich entspricht dieses Feld dem Textfeld eines gewöhnlichen Text-Registers (siehe auch Langes Textfeld). (In älteren Versionen hiess dieses Textfeld Störung / Defekt / Info; zwecks Übereinstimmung mit der zugehörigen Tabellenspalte ist es umbenannt worden). Dieser Auftragstext erscheint auf dem Auftragsformular als Text unterhalb oder anstelle des Arbeitsplans. Damit können Sie Informationen zum Auftrag hinterlegen, ohne z.B. einen neuen Arbeitsplan eröffnen zu müssen oder das Feld Hinweis im ersten Register zu verwenden (welches gleichzeitig der Rückmeldetext ist). Zudem haben Sie die Möglichkeit, bei der Rückmeldung diesen Auftragstext oder den Text aus dem Arbeitsplan durch einfachen Mausklick auf den entsprechenden Button in den Rückmeldetext einfügen zu lassen, wo Sie dann noch Ergänzungen oder Änderungen vornehmen können. (Siehe auch weiter unten in diesem Kapitel, unter Status "(3) - Rückgemeldet"). Wenn Ihr Betrieb über das Modul "Externe Auftragserfassung" verfügt, sehen Sie bei jedem via Intranet erfassten und in DYNAwin importierten Auftrag hier folgende Informationen:
Basierend auf diesen Informationen (sowie jenen in den übrigen, direkt abgefüllten Informationsfeldern) können Sie als Disponent den importierten Auftrag mit Status "Vorerfasst" nun weiter bearbeiten, d.h. beispielsweise die entsprechende Objekt-, Anlagen- und/oder Raum-Zuordnung weiter unten in diesem Register vornehmen. Eventuell sind weitere Ergänzungen in den übrigen Registern notwendig. Wenn Sie damit fertig sind, speichern Sie die Änderungen. Wenn Sie nun das Auftragsformular über den Optionsmenü-Punkt ausdrucken, so erhält der Auftrag im Anschluss automatisch den Status "Laufend", das heisst, Sie haben die entsprechenden Mitarbeiter mit der Bearbeitung des Auftrages betraut und Ihnen das Dokument ausgehändigt. Selbstverständlich ist es aber auch möglich, auf das Ausdrucken zu verzichten und den Status manuell zu verstellen. (Siehe auch weiter unten in diesem Kapitel, unter Status). Hinweis: Es ist möglich, dass die Informationen aus der EA bei Ihnen in einer anderen Reihenfolge erscheinen, bspw. zuerst "Auftrag" und erst darunter die anderen Angaben wie "Bezeichnung" oder "Zeit". Dies erklärt sich durch den Umstand, dass diese Reihenfolge je nach Bedürfnissen individuell angepasst werden kann. |
Gerät ist beim TD abholbereit | Dieses Kontrollkästchen ist für Kunden gedacht, die mit der "Externen Auftragserfassung" (EA) arbeiten. Sofern Sie über die neueste Version verfügen, können Sie hier durch Anklicken dieser Checkbox angeben, wenn ein Objekt fertig repariert und somit beim Technischen Dienst (TD) abholbereit ist. Diese Information wird automatisch beim entsprechenden Auftrag in der EA ergänzt, so dass der Auftraggeber sie im Intranet ebenfalls sehen kann. |
Textbaustein | Wenn Sie einen Textbaustein verwenden möchten, so wählen Sie das gewünschte Element aus der gleichnamigen Auswahlbox aus. Klicken Sie auf , um den Textbaustein zu übernehmen. Falls Sie den letzten Schritt rückgängig machen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts davon. Zur Erstellung neuer Textbausteine siehe auch Textbausteine. |
Abteilung | Anhand dieser Auswahlbox können Sie die Abteilung definieren (siehe auch Definitionen). Wenn Sie mit der Externen Auftragserfassung arbeiten, so wird dieses Feld automatisch mit der Information aus dem via Intranet erfassten und in DYNAwin importierten Auftrag abgefüllt. |
Zuordnung Anlage / Zuordnung Objekt | Anhand dieser beiden Referenzfelder ist die Haupt-Zuordnung (Anlage oder Objekt) auf einen Blick ersichtlich. Das heisst, Sie sehen ob dieser Auftrag in erster Linie einem Objekt oder einer Anlage zugeordnet ist. Die ersichtliche Zuordnung entspricht der ersten Zuweisung im Register 'Allgemeines' (oberste Linie in der dortigen Tabelle Objekte zum Auftrag). Wenn die Haupt-Zuordnung zu einem Objekt besteht, ist jedoch ersichtlich, ob auch eine Zuordnung zu einer Anlage besteht oder nicht (und umgekehrt). Bestehen Mehrfachzuordnungen - das heisst, ist dieser Auftrag mehreren Anlagen und/oder Objekten zugeordnet - so erscheint rechts eine entsprechende Meldung. Wenn Sie mit der Externen Auftragserfassung arbeiten und noch keine Zuweisung besteht, nehmen Sie diese als Disponent hier vor: Ordnen Sie dem Auftrag das korrekte Objekt oder die korrekte Anlage zu. Beim Feld Zuordnung Objekt gibt es zwei Referenzbuttons . Mit dem linken erhalten Sie sämtliche Objekte in der Referenztabelle. Wenn oben bereits eine Anlage zugeordnet ist, dann dient Ihnen die rechte Schaltfläche dazu, die Referenztabelle nur mit jenen Objekten zu öffnen, die zu dieser Anlage gehören (Objekte zur Anlage xy). Dies erspart Ihnen mühsames und langwieriges Suchen und soll Ihnen somit schneller zur richtigen Zuweisung verhelfen. Wichtig in diesem Zusammenhang: Sobald Sie die Objekt-Zuordnung vorgenommen haben, verschwindet der Eintrag bei Zuordnung Anlage. Natürlich hat das Objekt (normalerweise) eine übergeordnete Anlage, doch diese ist ausschliesslich im ersten Register 'Allgemeines' in der Tabelle Objekte zum Auftrag sichtbar.
Hinweis: Bei mehreren Zuordnungen empfehlen wir Ihnen, ins Register 'Allgemeines' zu wechseln und dort allenfalls die nötigen Anpassungen vorzunehmen. Aufträge, die über die Externe Auftragserfassung erstellt wurden (und für deren Bearbeitung diese Zuordnungs-Felder hauptsächlich gedacht sind) besitzen jedoch programmbedingt bei deren Import in DYNAwin immer nur eine einzige Zuordnung zu einem Objekt oder einer Anlage, so dass alle nötige Information in diesem Register zu finden ist! |
Raum | Wenn Sie mit der Externen Auftragserfassung arbeiten, so wird dieses Feld automatisch mit der Information aus dem Feld Auftragstext abgefüllt. Andernfalls können Sie hier frei einen Raum definieren. Dieses Feld ist für Benutzer gedacht, die nicht über das Modul "Raumverwaltung" verfügen oder aber für zusätzliche Informationen. Hinweis: Wenn Sie mit der Raumverwaltung arbeiten und im folgenden Referenzfeld Raum aus Raumverwaltung einen Raum auswählen, so wird dessen Name nach dem Speichern automatisch in dieses Feld eingefügt. Möchten Sie hier aber trotzdem eine andere Raum-Bezeichnung oder sonstige Information einfügen, so wählen Sie zuerst den Raum im unteren Referenzfeld aus, speichern den Datensatz und tragen erst dann hier eine Information ein. Drücken Sie danach erneut auf . |
Raum aus Raumverwaltung | Hier wird der Raum zugeordnet, in dem sich das Objekt oder die Anlage befindet, wo dieser Auftrag erledigt werden muss. Zum Vorgehen der Zuordnung siehe Referenz zuordnen. (Diese Zuordnungs-Möglichkeit besteht nur bei vorhandener Lizenz für das Modul Raumverwaltung). |
Priorität | Hier erscheint bei geplanten Aufträgen die im zugehörigen VI-Plan definierte Priorität; bei ungeplanten Aufträgen kann entsprechend eine Priorität zugeordnet werden. Zum Vorgehen der Zuordnung siehe Referenz zuordnen. |
Status
Hier haben Sie die Möglichkeit, den Status des Auftrages manuell zu verändern.
Der Status kann übrigens - analog den Feldern Verantwortlicher und Ausführender - auch direkt in der Tabelle bearbeitet werden. Das heisst, Sie können beim gewünschten Auftrag in die Status-Spalte klicken und aus der sich öffnenden Auswahlliste den gewünschten Status auswählen. Dies ermöglicht Ihnen, den Status eines Auftrages anzupassen, ohne dessen Detailmaske öffnen zu müssen!
(0) - Vorerfasst | Dieser Status hängt mit der "Externen Auftragserfassung" zusammen und hat nur eine Bedeutung, wenn Ihr Betrieb über das entsprechende Modul verfügt. Dann erhalten alle Aufträge, die extern - also in einem separaten System via Intranet - erfasst werden nach deren Import in DYNAwin diesen Grundstatus. Er bedeutet, dass der entsprechende Auftrag zunächst vom verantwortlichen DYNAwin-Mitarbeiter bearbeitet werden muss. Erst wenn Sie als Disponent die nötigen Anpassungen und Ergänzungen (z.B. Zuordnung eines Objekts etc.) vorgenommen und ihn auf den Status "Erstellt" gesetzt haben, entspricht er den Aufträgen, die direkt in DYNAwin erstellt werden und somit von Beginn an jenen Status aufweisen. |
(1) - Erstellt | Dieser Status ist zu Beginn angewählt, unabhängig davon ob der Auftrag durch Auslösen (d.h. auf VI-Plan-Basis) oder manuell erstellt wurde. Aufträge mit diesem Status sind erfasst, aber noch nicht ausgedruckt. Das heisst, sie sind noch nicht in Bearbeitung und können noch geändert oder ergänzt werden. |
(2) - Laufend | Normalerweise muss dieser Status nicht manuell gewählt werden: Mit dem Ausdrucken (z.B. über den Optionsmenü-Punkt ) verändert sich nämlich der Status des entsprechenden Auftrags automatisch von "Erstellt" zu "Laufend". Dies bedeutet, dass die Auftragsformulare den entsprechenden Mitarbeitern zur Erledigung ausgehändigt worden sind und der Auftrag somit in Bearbeitung ist. (Es ist ratsam, das Aushändigen der Aufträge an die entsprechenden Mitarbeiter organisatorisch klar zu regeln. Bei manuellem Umstellen des Auftragsstatus auf "Laufend" besteht die Gefahr, dass Aufträge nicht an die betroffenen Mitarbeiter gelangen, sondern "untergehen"). |
(4) - Zurückgestellt | Wenn ein Auftrag aus irgendeinem Grund noch nicht ausgeführt werden kann (oder soll) - beispielsweise weil ein Ersatzteil noch nicht lieferbar ist - können Sie ihn hier vorübergehend zurückstellen. |
(6) - Spezial | Dieser Status steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie aus irgendeinem Grund eine bestimmte Gruppe von Aufträgen von den anderen getrennt bewirtschaften möchten. Er ist bewusst offen gestaltet, so dass Sie frei über ihn verfügen und ihn je nach Ihren Bedürfnissen nutzen können. |
(3) - Rückgemeldet | Wählen Sie diesen Status, wenn der Auftrag insgesamt, d.h. in all seinen Bestandteilen, ausgeführt und die einzelnen Arbeiten rückgemeldet worden sind. Aufträge mit diesem Status können immer noch verändert werden (Unterschied zum Status "Abgeschlossen", siehe unten). Dieser Status ist z.B. angebracht, wenn alle Arbeiten gemäss Auftragsformular erbracht und rückgemeldet sind, die Rückmeldung aber noch nicht abgeschlossen werden kann weil eine Rechnung von einer Fremdleistungsfirma noch ausstehend ist. Wenn Sie, ausgehend von einem anderen Status (typischerweise "Laufend") auf "Rückgemeldet" (oder "Abgeschlossen") klicken, so wird der Dialog Rückmelden eines Auftrages geöffnet. Dieser ermöglicht Ihnen, den Auftrag als Ganzes rückzumelden. Wichtiger Hinweis: Das manuelle Umstellen des Status auf "Rückgemeldet" oder "Abgeschlossen" ist nur dann sinnvoll, wenn Sie lediglich das Rückmeldedatum und allenfalls Rückmeldetext eingeben wollen. Möchten Sie hingegen Kosten und weitere detaillierte Informationen eingeben und so in die Geschichte des betroffenen Objekts einfliessen lassen, dann öffnen Sie bitte die separate Rückmeldemaske via Schaltfläche im oberen Bildschirmbereich, oder wählen Sie im Optionsmenü! Siehe auch Rückmelden Auftrag. Im ersten Feld Rückmeldedatum des Dialogs Rückmelden eines Auftrages ist automatisch das aktuelle Datum eingetragen, bei Bedarf ist es aber editierbar. Dieses Datum ist ein reines Informationsfeld ohne Bezug zu den Kostenauswertungen, wo ausschliesslich die Daten der einzelnen Rückmelde-Positionen (Kosten, Stunden etc.) berücksichtigt werden. Im folgenden, weissen Textfeld können Sie einen beliebigen Rückmeldetext einfügen, oder aber mittels der Schaltflächen oder entweder den Text des zugeordneten Arbeitsplans respektive den Auftragstext des Registers 'Ergänzungen' einfügen und je nach Bedarf weiter bearbeiten. Die beiden Schaltflächen sind nur aktiv, falls in den entsprechenden Textfeldern auch tatsächlich etwas eingetragen ist (und die erste nur, wenn dem Auftrag überhaupt ein Arbeitsplan zugewiesen ist). Falls Sie bei jedem Öffnen dieses Rückmelde-Dialoges gleich den Arbeitsplan- oder den Auftrags-Text eingetragen haben möchten, so klicken Sie bitte das oder die betreffende(n) Kontrollkästchen an. Die Einstellung, den Auftragstext immer automatisch einfügen zu lassen, gilt übrigens auch für die normale Rückmeldemaske (d.h. Sie nehmen die Einstellung hier vor, aber sie gilt anschliessend für beide Rückmelde-Arten). Selektionieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Rückmeldetext an den Auftragstext anfügen, wenn Sie den hier eingetragenen Text an den Auftragstext im Register 'Ergänzungen' anfügen möchten. Mit dem letzten Kontrollkästchen hingegen können Sie alternativ dazu den bestehenden Auftragstext durch diesen Rückmeldetext ersetzen. Der Anfang dieses Rückmeldetextes erscheint im ersten Register 'Allgemeines' im Feld Hinweis. |
(5) - Abgeschlossen | Diesen Status sollten Sie erst wählen, wenn Sie sicher sind, dass alle mit diesem Auftrag in Zusammenhang stehenden Rückmeldungen komplett abgeschlossen sind (Tätigkeiten, Material, Fremdleistungsrechnungen etc.). Mit diesem Status lassen sich keine Änderungen am Auftrag mehr vornehmen. Hinweis: Sollten Sie trotzdem einmal einen Auftrag "zu früh" auf diesen Status gesetzt haben, so besteht die Möglichkeit, den Status zurückzusetzen. Diese Änderung können Sie für einen einzelnen Auftrag direkt in der Auftragstabelle vornehmen: Klicken Sie beim gewünschten Datensatz ins Feld Status, wo "5 - Abgeschlossen" eingetragen ist. Wählen Sie aus der Auswahlbox den gewünschten Status (z.B. "3 - Rückgemeldet") aus. Wenn Sie nun die Detailmaske dieses Auftrages wieder öffnen, können Sie die Datenfelder erneut editieren. Zur Änderung des Status mehrerer oder aller Datensätze der Tabelle siehe auch Kapitel Auftrags-Status ändern. |
(7) - Dauerauftrag | Falls Sie in Ihrem Betrieb Aufträge verwenden, auf welche immer wieder rückgemeldet werden soll, und die aus diesem Grund eigentlich immer aktiv bleiben müssen, so können Sie diese auf diesen Status stellen und so getrennt verwalten. (Grundsätzlich empfiehlt es sich jedoch, mit dem Planungsbereich von DYNAwin zu arbeiten, so dass Daueraufträge eigentlich nicht nötig sein sollten). |
Hinweis: Rechts der Felder Zuordnung Anlage und Zuordnung Objekt können blaue Hinweistexte erscheinen, welche Sie darauf aufmerksam machen, dass mehrere Zuordnungen für den entsprechenden Auftrag bestehen. Da die besagten Zuordnungs-Referenzfelder ausschliesslich zur Bearbeitung von EA-Aufträgen (mit einer einzigen Zuordnung!) gedacht sind, empfiehlt es sich in solchen Fällen, die Übersicht aller Zuordnungen im ersten Register 'Allgemeines' anzusehen und bei Bedarf zu bearbeiten. Siehe auch Register Allgemeines Auftrag.