Wie bearbeite ich einen Auftrag aus der Externen Auftragserfassung?
Ihr Betrieb arbeitet mit dem Zusatz-Modul "Externe Auftragserfassung" und Sie möchten wissen, wo Sie die Daten, die via Intra-/Internet erfasst und in DYNAwin importiert werden, finden und vor allem, wie Sie diese bearbeiten müssen, damit der Auftrag dann auch tatsächlich ausgeführt wird?
Öffnen Sie die Auftragsverwaltung über das Menü [Auftragswesen] [Vorerfasste Aufträge...]. In dieser Tabelle befinden sich sämtliche Aufträge, die über die Externe Auftragserfassung erfasst und in DYNAwin importiert worden sind. Diese weisen automatisch den Grundstatus "0 - Vorerfasst" auf, solange sie noch nicht bearbeitet worden sind. Öffnen Sie nun die Detailmaske eines bestimmten Auftrags, den Sie bearbeiten möchten. Sie gelangen automatisch ins dritte Register Ergänzungen, in welches die Daten der externen Erfassung importiert worden sind (siehe auch Register Ergänzungen Auftrag).
Im Allgemeinen werden Sie in diesem Register die folgenden Feld-Informationen vorfinden (siehe auch die Beispiel-Maske unten):
- Termin - einen Terminvorschlag, den der Erfasser des Auftrages (Auftraggeber) eingegeben hat.
- Auftraggeber - der Mitarbeiter, der den Auftrag erfasst hat.
- Störung / Defekt / Info - Angaben bezüglich Erfassungszeit, interne Telefonnummer des Auftraggebers, Raum, Bezeichnung des Objekts und eine Störungsbeschreibung.
- Abteilung - die betroffene Abteilung (d.h. jene des Auftraggebers).
- Evtl. Zuordnung Anlage oder Zuordnung Objekt - die betroffene Anlage oder das betroffene Objekt, sofern dem Auftraggeber die Inventarnummer bekannt war.
Kontrollieren Sie nun sämtliche Eingaben und ergänzen Sie diese wo nötig, damit anschliessend das Auftragsformular generiert und der Auftrag durch den oder die zuständigen Mitarbeiter ausgeführt werden kann.
Wahrscheinlich werden Sie zuerst einen Blick auf das Haupt-Feld Störung / Defekt / Info werfen müssen, um zu erfahren, um was es überhaupt geht, und so die nächsten Schritte vorausplanen zu können. Aus Gründen der Logik führen wir hier unten die Felder jedoch wie gewohnt von oben nach unten in der Maske auf, mit den Hinweisen, was es wo zu beachten und allenfalls zu ergänzen gibt.
Termin | Datum, an dem der Auftrag ausgeführt sein muss. Wenn Sie mit dem vorgeschlagenen Termin des Auftraggebers nicht einverstanden sind, so können Sie ihn ändern. Falls noch kein Termin eingetragen ist, so bestimmen Sie einen. |
Auftraggeber | Hier ist der Mitarbeiter ersichtlich, der den Auftrag extern erfasst hat. |
Verantwortlicher | Definieren Sie hier den zuständigen Mitarbeiter, der für die Ausführung des Auftrages verantwortlich ist. Sie können entweder eine neue Eingabe (nach Möglichkeit im Format "Name, Vorname") machen, oder aber einen Verantwortlichen, der bereits einmal bei einem anderen Auftrag definiert worden ist, aus der Auswahlbox auswählen. Hinweis: Diese Information lässt sich auch direkt in der Tabelle bearbeiten! |
Ausführender | Definieren Sie hier den zuständigen Mitarbeiter, der den Auftrag erledigen soll. (Vorstellbar ist, dass der entsprechende Mitarbeiter - je nach internem Betriebsablauf - jeweils vom Verantwortlichen bestimmt wird). Sie können entweder eine neue Eingabe (nach Möglichkeit im Format "Name, Vorname") machen, oder aber einen Ausführenden, der bereits einmal bei einem anderen Auftrag definiert worden ist, aus der Auswahlbox auswählen. Hinweis: Diese Information lässt sich auch direkt in der Tabelle bearbeiten! |
Störung / Defekt / Info | Hier sehen Sie folgende Informationen:
Neben der Störungsbeschreibung und der Angabe des Störungsortes (Raum) ist besonders die unter Bezeichnung enthaltene Information für Sie wichtig: Diese benötigen Sie, um weiter unten in den Feldern Zuordnung Anlage / Zuordnung Objekt die entsprechende Zuordnung vornehmen zu können. Grundsätzlich entspricht dieses Feld dem Textfeld eines gewöhnlichen Text-Registers (siehe auch Langes Textfeld). Die zugehörige Spalte in der Tabelle heisst Auftragstext. (Für detailliertere Informationen siehe auch Register Ergänzungen Auftrag). |
Gerät ist beim TD abholbereit | Sofern Sie über die neueste Version der "Externen Auftragserfassung" (EA) verfügen, können Sie hier durch Anklicken dieser Checkbox angeben, wenn ein Objekt fertig repariert und somit beim Technischen Dienst (TD) abholbereit ist. Diese Information wird automatisch beim entsprechenden Auftrag in der EA ergänzt, so dass der Auftraggeber sie im Intranet ebenfalls sehen kann. |
Textbaustein | Wenn Sie einen Textbaustein verwenden möchten, so wählen Sie das gewünschte Element aus der gleichnamigen Auswahlbox aus. Klicken Sie auf , um den Textbaustein zu übernehmen. Falls Sie den letzten Schritt rückgängig machen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts davon. Zur Erstellung neuer Textbausteine siehe auch Textbausteine. |
Abteilung | Hier ist die zuständige Abteilung (d.h. jene des Auftraggebers) eingetragen. |
Zuordnung Anlage / Zuordnung Objekt | Anhand dieser beiden Referenzfelder wird die Zuordnung (Anlage oder Objekt) definiert. Bei Aufträgen, die via Externe Auftragserfassung hereinkommen, ist hier in den meisten Fällen wahrscheinlich noch nichts definiert - es sei denn, der Auftraggeber habe die Anlage- oder Objekt-Nummer bei der Erfassung gewusst und korrekt eingetragen. Falls die Zuordnung noch fehlt, hilft Ihnen wahrscheinlich die im Feld Störung / Defekt / Info eingetragene Bezeichnung weiter, wo das betroffene Objekt definiert sein sollte. Nehmen Sie jetzt aufgrund dieser Angabe die korrekte Objekt- oder Anlage-Zuordnung vor. Hinweise: Normalerweise ist bei Aufträgen aus der Externen Auftragserfassung nur eine Objekt- (evtl. Anlagen-) Zuordnung nötig. Sollten in einem Ausnahmefall mehrere Zuordnungen nötig sein, so können Sie diese im ersten Register der Auftrags-Detailmaske vornehmen (siehe Register Allgemeines Auftrag). Sofern eine Anlage-Zuordnung bereits vorhanden ist, Sie aber ein dieser Anlage untergeordnetes Objekt direkt zuweisen möchten, so hilft Ihnen bei Zuordnung Objekt die rechte der zwei Schaltflächen weiter: Wenn Sie darauf klicken, dann wird die Referenztabelle nur mit jenen Objekten abgefüllt, die zur bereits definierten Anlage gehören! |
Raum | Hier ist die Raumbezeichnung aus dem Feld Störung / Defekt / Info eingetragen, so wie Sie der Auftraggeber extern erfasst hat. Passen Sie die Eingabe nötigenfalls an. Hinweis: Wenn Sie mit der Raumverwaltung arbeiten und im folgenden Referenzfeld Raum aus Raumverwaltung einen Raum auswählen, so wird dessen Name nach dem Speichern automatisch in dieses Feld eingefügt. Möchten Sie hier aber trotzdem eine andere Raum-Bezeichnung oder sonstige Information einfügen, so wählen Sie zuerst den Raum im unteren Referenzfeld aus, speichern den Datensatz und tragen erst dann hier eine Information ein. Drücken Sie danach erneut auf . |
Raum aus Raumverwaltung | Falls Sie mit der Raumverwaltung arbeiten, ordnen Sie hier den Raum zu, in dem sich das Objekt oder die Anlage befindet, wo dieser Auftrag erledigt werden muss. Die Information entnehmen Sie dem Feld Störung / Defekt / Info, bzw. direkt dem obenstehenden Feld Raum, wo die entsprechende Information automatisch eingetragen wird. Zum Vorgehen der Zuordnung siehe Referenz zuordnen. |
Priorität | Hier können Sie eine Priorität definieren. |
Eventuell sind weitere Ergänzungen in den übrigen Registern notwendig, z.B. im Register 'Allgemeines' oder 'Disposition'. Wenn Sie damit fertig sind, speichern Sie die Änderungen. Wenn Sie nun das Auftragsformular über den Optionsmenü-Punkt [Drucken Formular...] ausdrucken, so erhält der Auftrag im Anschluss automatisch den Status "Laufend", das heisst, Sie haben den oder die entsprechenden Mitarbeiter mit der Bearbeitung des Auftrages betraut und Ihnen das Dokument ausgehändigt. Selbstverständlich ist es aber auch möglich, auf das Ausdrucken zu verzichten und den Status manuell - z.B. auf "Laufend" oder eventuell "Erstellt" - zu verstellen. (Der Status kann überdies auch direkt in der Tabelle geändert werden!).
Für detailliertere Informationen zu gewissen Feldern und insbesondere zu den einzelnen Stati siehe Register Ergänzungen Auftrag.